Зміст
- Більше сховища чи прибирання?
- Мобільні телефони
- Таблетки
- Вітчизняні ПК
- Позначення файлів, які ви любите
- Мережеві ПК та спільне сховище
- Системи управління документами
- Дублювання та дедуплікація
- Файл Вік
- Зняти безлад чи ні?
- У вас були проблеми з ємністю комп'ютера?
Саймон займався розробкою програмного забезпечення ще з часів паперової стрічки. Він розробив нішеве програмне забезпечення для управління інформацією.
Більше сховища чи прибирання?
У 1958 р. Професор К. Норткоут Паркінсон зауважив, що «Робота розширюється, щоб заповнити час, необхідний для її завершення». Цифрова похідна цієї приказки полягає в тому, що „Дані розширюються, щоб заповнити доступний простір для зберігання”. У міру того, як граничні витрати на зберігання рухаються до нуля, змінюється і стимул привести в порядок зберігання. Марі Кондо знайшла славу та багатство завдяки своєму забороні зберігати лише те, що ти любиш, але це важко застосувати у цифровому домені. Набагато привабливіше додати ще кілька терабайт пам’яті або придбати нову, більш містку апаратну частину, ніж вирішувати завдання видалення безладу шляхом видалення або архівування небажаних файлів.
То чому ви мусите впорядковувати свою пам’ять? Це буде
- Економте ваші проблеми та витрати на оновлення апаратного забезпечення.
- Підвищте продуктивність свого обладнання, якщо його пам’ять майже заповнена
- Допоможіть знайти дані - простіше знайти одну фотографію зі 100, а не одну з 10 000.
Якщо пошук зараз повсюдний, якщо ви цього хочете, ви зможете знайти його за допомогою декількох клацань - або, принаймні, продавці хотіли б, щоб ви повірили. Пошук чудово працює з текстом, але має пройти довгий шлях до фотографій та відео, які сьогодні становлять основну частину побутового зберігання. Впорядкування часу, геолокація та автоматичний аналіз зображень, такий як наданий Google Photos, безумовно допомагають у виконанні цього завдання і з часом покращаться, але їх обмеження стають очевидними, коли ви починаєте виконувати фактичне завдання. Зменшення кількості файлів, які потрібно переглянути, завжди допоможе.
Мобільні телефони
Вирішивши прибрати, як це зробити? Зосереджуючись на додатках, мобільні телефони використовують для зберігання файли, пов’язані з програмою та самою програмою. Це робить очевидним те, що використовує більшу частину місця, і відповідь майже завжди на фотографії та відео. Переглянувши їх і видаливши тих, кого ви не хочете зберігати, ви швидко та легко збільшите простір. Якщо ви хочете їх заархівувати, спочатку підключіть телефон до комп’ютера. Фотографії та відеозаписи зазвичай можна переглянути безпосередньо та скопіювати на архівні носії, перш ніж їх видалити. Для iPhone, що підключається до ПК, вам потрібно встановити та запустити iTunes.
Таблетки
Планшети знаходяться на півдорозі між мобільними телефонами та ПК. Вони забезпечують огляд внутрішньої структури папок та аналіз використання сховища за допомогою вбудованої програми. Бюджетні планшети часто мають мало місця для зберігання (всього 8 ГБ), і хоча вони забезпечують додатковий потенціал для зберігання через гніздо для картки SD, цей накопичувач не може використовуватися для всіх цілей таким чином, як це вбудоване сховище. Кількість місця, яке використовують додатки, часто є значним, і найпростіша економія може бути при видаленні небажаних програм. Використання хмарного сховища може послабити тиск на сховище вашого планшета або телефону, але ви будете використовувати норму мобільних даних кожного разу, коли ви отримуєте файл, і це може в кінцевому підсумку коштувати досить дорого.
Вітчизняні ПК
Сучасні ПК часто мають терабайт або більше обертового дискового сховища, але твердотільне сховище стає все більш розповсюдженим, особливо для ноутбуків, де його використання може призвести до тоншого пристрою. Забезпечення твердотільного сховища, як правило, менше, ніж для обертових дисків, але половина терабайта зараз не рідкість, хоча у старих пристроїв було набагато менше. Операційні системи для ПК за ці роки виросли, зараз для Windows 10 64 bit потрібно 20 ГБ, але кількість сховищ значно зросла, тому, якщо на сучасному ПК не вистачає місця, основними винуватцями стануть програми та мультимедійні файли. Утиліта очищення диска Windows робить хорошу роботу. Оновлення Windows часто залишають за собою великі файли, які за допомогою програми очищення диска визначаються як можливі кандидати на видалення.
Клацніть правою кнопкою миші на піктограмі ОС (C :) на цьому ПК, показує кількість вільного місця на диску C:
Якщо Очищення диска не дає великої економії, тоді Windows Search може знаходити великі файли за допомогою параметра Розмір: гігантський, як показано нижче.
Результати пошуку з розмірним фільтром не впорядковані. Якщо ви хочете побачити файли, упорядковані за спаданням за розміром, весь пошук буде запущений знову, що може зайняти деякий час. Великі файли, як правило, займають більшу частину місця в електронному сховищі, тому їх виявлення може бути дуже корисним. Найбільшими файлами часто є C: pagefile.sys та C: hiberfil.sys - це системні файли Windows, які зростають із кожною виконаною операцією. Вони відновлюються кожного разу, коли система перезавантажується, тому просто перезавантаження комп'ютера може звільнити багато гігабайт місця.
Якщо ви бачите великий файл, який, здається, є кандидатом на видалення, введіть його назву в Google, перш ніж видаляти його, щоб побачити, яке його призначення. Видалення цього може мати непередбачені наслідки.
Windows пропонує можливість стиснення великих файлів для економії місця на диску - папки зі стиснутим вмістом відображаються синім кольором. Стиснення може призвести до значної економії місця для журналів та файлів із великою часткою повторного вмісту, але економія буде значно меншою для медіа-файлів, які, як і раніше, часто мають стислий формат.
Якщо у вас є папки, що містять велику кількість негігантських файлів, які займають значний простір, ці папки може бути важко ідентифікувати з рідною функціональністю Windows. Однак існує ряд програм, які можуть допомогти вам їх знайти. TreeSize Free дає дуже швидкий огляд обсягу місця, що використовується папками:
Натискання будь-якої з папок показує використання простору підпапками. Ця програма може швидко розмістити вдома саме те, що забирає ваш простір для зберігання. Професійна версія (вартість 46,95 євро) включає екшн, вікові профілі та багато інших функцій.
WinDirStat - це безкоштовна програма з відкритим кодом, що надає подібні дані, але з додаванням візуалізації розміру файлу та папки.
Позначення файлів, які ви любите
Якщо ви хочете застосувати принципи Марі Кондо до вашого сховища, вам потрібен спосіб позначити файли, які ви хочете зберегти чи утилізувати. Цей процес може виконуватися низкою програм тегування, які переглядаються тут. Лідером пакету для вітчизняних користувачів для цього є SetTags. Він може автоматично додавати теги до файлів на основі правил, експортувати файли з тегами та включати теги в ім'я файлу, полегшуючи пошук їх за допомогою пошуку.
Якщо більшу частину вашого сховища займають цифрові фотографії, вирішити, яку з 12 фотографій вашого обіду у відпустці у Флоренції у 2008 році ви найбільше любите, може бути складно. Додаток для пошуку майже дублікатів фотографій може допомогти цьому процесу, і ви можете знайти огляд продуктів для цієї мети тут. Перенесення деяких чи всіх улюблених зображень та відео у Google Фото може допомогти. На даний момент це безкоштовна послуга від Google, але вона може спалити ваші дані в Інтернеті. Автоматичний аналіз зображень Google дозволяє виконувати пошук за вмістом зображення, а розпізнавання облич дозволяє знаходити фотографії конкретної людини, як тільки ви їх ідентифікували.
Мережеві ПК та спільне сховище
На більшості робочих місць зараз є мережеві ПК, як правило, з деяким сховищем, спільним для всіх користувачів, часто як груповий диск або диски, доступні всім користувачам або групі користувачів, і домашні диски, доступні лише для окремих користувачів. Квоти на зберігання можуть застосовуватися для обмеження місця, доступного для групових та домашніх дисків. Поширений сценарій - резервне копіювання лише спільного сховища. Зберігання на локальних машинах може бути або не бути доступним для окремих користувачів. Створення єдиного доступного сховища на спільному диску може забезпечити резервне копіювання всіх створених та збережених документів. Тоді роль окремих ПК стає подібною до ролі "німих терміналів", які широко використовувались до появи ПК і які не мали локального сховища.
Право власності на файл може бути проблематичним для спільного сховища. Зв’язок між власністю файлів та обліковими записами Windows на файлових серверах означає, що при видаленні облікових записів із від’їздом персоналу право власності на велику кількість файлів може стати невизначеним.
Хмарні системи мають ту перевагу, що ємність можна легко збільшити, а вміст доступний через Інтернет. Обидві ці функції привабливі для організацій, але мають значні витрати як на ліцензування програмного забезпечення, так і на переміщення даних.
Скрізь, де існує спільне сховище, за управління ним відповідає ІТ-персонал, а не окремі користувачі. Управління часто здійснюється за допомогою вказівки, часто в рядках “Драйв G: заповнений на 98%. Чи можуть користувачі видалити будь-які непотрібні файли ”. Такі заклики можуть призвести до того, що користувачі витрачають величезну кількість часу під час вивчення невеликих файлів, видалення яких лише мінімально зменшить попит на зберігання. Багато користувачів не мають уявлення про розмір файлу, що ще більше ускладнює управління. Квоти сховищ можуть обмежити розгублене використання спільного сховища кількома користувачами з великими пакетами, але більшість користувачів мають дуже мале використання спільного сховища, тому політика квотування погано використовує наявний обсяг і може призвести до того, що користувачі зберігатимуть важливі документи, що зберігаються поза парасольку резервного копіювання на локальних дисках або знімному сховищі.
Іншим підходом до спільного управління сховищем є видалення всіх файлів або файлів, які зазвичай є великими (наприклад, бази даних Microsoft Access або мультимедійні файли), у визначену дату та відновлення лише тих, які користувачі просять відновити. Цей процес, безумовно, ефективний, але може спричинити значні збої та виявити проблеми із процесом резервного копіювання / відновлення.
З огляду на труднощі управління спільним сховищем, зазвичай йде шлях розширення ємності. Єдиний тиск на прибирання здійснюється, як правило, з боку юридичних підрозділів організацій, які стурбовані відповідальністю - якщо організація втягнеться в судовий процес, від них може вимагатись розкрити всі відповідні документи, якими вони володіють, незалежно від того, чи потрібно було їх зберігати. . Політика за замовчуванням "зберігати все назавжди" може призвести до посилення юридичної відповідальності та є одним із рушіїв впровадження систем управління документами, де розпорядження документами, які більше не потрібно зберігати, є простим.
Системи управління документами
Системи управління документами також можуть використовуватися для зберігання файлів і можуть мати обмеження в зберіганні. Ці системи часто базуються на хмарі, іноді повністю замінюючи робочий стіл користувача, завдяки чому всі документи та комунікації зберігаються автоматично. Право власності на документи та дозволи можна управляти ефективніше в більшості систем управління документами, але продуктивність може бути низькою для великих медіа-файлів, які стають все більш поширеними. Перехід із спільного диска на систему управління документами може бути проблематичним через труднощі з картографуванням дозволів. Правила імен файлів і папок також можуть бути набагато більш обмеженими в системі управління документами. Низька продуктивність може призвести до збільшення обробки «поза системою», що може заперечити переваги систем управління документами.
Однак одна чеснота систем управління документами полягає в тому, що вони записують дати виїзду файлів, але користувачів, що робить можливим запис використання файлів. Перша дата реєстрації може бути використана для встановлення початку періоду зберігання (або пропозиції) для файлів, що дає змогу впровадити політику щодо видалення документів з певної категорії через встановлений проміжок часу. Цей автоматичний процес видалення означає, що проблеми зі сховищем виникають рідше, оскільки файли, термін зберігання яких минув, можна легко виявити та видалити. Однак сховище для систем управління документами зазвичай є в базі даних, що вимагає набагато вищої продуктивності, ніж спільний дисковод, а збільшення обсягу, ймовірно, буде набагато дорожчим.
Дублювання та дедуплікація
Багато користувачів комп’ютерів часто сприймає дублювання файлів або збереження декількох копій одного електронного документа. Найточніше визначення дублювання полягає в тому, що дублікати файлів містять однаковий шаблон бітів. Дублювання можна просто встановити, обчисливши контрольну суму бінарного вмісту файлу та порівнявши контрольну суму двох файлів. Повторені файли матимуть однакову контрольну суму.
Враховуючи, що більшість збережених файлів є невеликими, високий рівень точного дублювання рідко впливає на використання сховища. Досвід автора у формуванні спільного сховища в комерційних, державних та некомерційних організаціях рідко бачив скорочення сховища більш ніж на 15% від видалення всіх дублікатів файлів. Оскільки кількість дублікатів кластерів файлів надзвичайно велика, вирішення, які файли в кластері зберігати, а які видаляти, є дуже трудомістким завданням, що призводить лише до невеликого збільшення доступного сховища.
Ускладнення дедуплікації полягає в тому, що люди можуть сприймати як дублікати електронні документи, які не мають однаковий бітовий шаблон. Дві фотографії, зроблені з ручної камери тієї самої сцени, матимуть різні пікселі через те, що положення камери дещо відрізняється для кожної, і, отже, не матимуть однакового бітового малюнка. Один і той же документ Word, збережений двома різними людьми, матиме різні шаблони бітів, оскільки Word зберігає метадані про користувача та час збереження у файлі. Документ PDF, що містить електронний текст, не матиме того самого бітового шаблону, що і сканування того самого документа, а два різних сканування одного документа не матимуть однакового бітового шаблону через різне розміщення оригіналу на сканері.
Доступна велика кількість безкоштовних та комерційних програм, які можуть виконувати дедуплікацію бітових шаблонів. Деякі з них включають подібне виявлення зображень, про що йдеться в чергова стаття TurboFuture. Деякі програми - Duplicate Cleaner, CloneSpy, Duplicate Sweeper, AllDup та EasyDuplicateFinder. Велика кількість програм свідчить про значний попит на цю послугу. Щоб знайти інші програми, введіть "Alternative To Progam Name>" у пошукову систему, де Назва програми> - це назва існуючої програми.
DupeGuru - це складна, багатоплатформна безкоштовна програма для ідентифікації дублікатів файлів, майже дубльованих зображень та папок із повторюваним вмістом. Він використовує імена файлів і контрольну суму для порівняння. Він не позначає як копії файлів з однаковим текстовим вмістом, але з різними шаблонами бітів. Папки з продубльованим вмістом можуть бути легко створені і є "низько звисаючим плодом" дедуплікації. Режим зображення вирішує проблему виявлення візуально однакових фотографій з різними бітовими шаблонами, створюючи версію фотографії з дуже низькою роздільною здатністю та порівнюючи пікселі, щоб отримати збіг у відсотках.
Файл Вік
Файли, до яких більше не здійснюється доступ, є набагато більшою проблемою, ніж дублювання. З досвіду автора щодо багатьох типів спільного сховища та побутових комп’ютерів, 50% файлів, ймовірно, матимуть дату модифікації більше ніж за 3 роки до поточної дати. В одному випадку 50% файлів мали дату модифікації, яка перевищувала 8 років до дати сканування. Приклад профілів дати та підрахунку файлів наведено нижче:
На жаль, у зміненій даті файлу не вказана дата останнього доступу до нього користувачем, а лише дата останньої зміни. Приклади файлів, які часто використовуються, але не змінюються, включають плани поверхів офісів, шаблони документів та логотипи. Вони можуть мати старі модифіковані дати, але часто використовуються як файли лише для читання. Будь-які дії щодо збільшення місця для зберігання шляхом видалення файлів із старими зміненими датами ризикують видалити такі файли, якщо лише його застосування не обмежується папками, де ці файли навряд чи можна знайти. Однак економія обсягу істотна: видалення файлів із датою модифікації до травня 2014 року у прикладі, показаному вище, дозволить заощадити 50% обсягу пам’яті.
Якщо використовується локальне сховище файлів архіву електронної пошти, може виникнути протилежна проблема з файлами архівів електронної пошти, які можуть бути дуже великими і змінена дата оновлюється до поточної дати кожного разу, коли програма Mail перевіряє наявність нової пошти.
У файлах зберігається дата останнього доступу, але ця дата доступу може бути встановлена за допомогою програми резервного копіювання, вірусного сканера чи навіть операційної системи, а також батьківської програми. Це робить його мало корисним для управління сховищем.
Якщо ви хочете зробити більше, ніж вгадати віковий поріг для політики архівування до модифікованої дати, програма FolderSizes забезпечує всебічний аналіз файлової системи, включаючи гістограму віку файлу, як показано нижче:
FolderSizes також забезпечує візуалізацію розміру папки, подібного до WinDirStat, та багатьох інших корисних дисплеїв для аналізу та управління сховищами. FolderSizes коштує 60 доларів США за ліцензію одного користувача зі знижками для кількох користувачів. Він має 15-денний безкоштовний період оцінки.
Зняти безлад чи ні?
Якщо ви домашній користувач ПК, побачивши повідомлення “Недостатньо місця на диску для завершення цієї операції”, то, мабуть, найкращий спосіб вирішити проблему. На ПК з ОС Windows очищення диска має бути вашим першим кроком, за яким слід виконати деякі дії, описані в цій статті, якщо потрібно. Завдяки терабайтовим знімним дисководам, доступним за дуже скромну ціну, видалення деяких файлів або переміщення їх на знімне сховище - це шлях, якщо ви не можете створити достатньо місця.
Якщо ви керуєте колекцією мережевих ПК в організації, у якої закінчується спільне сховище, будь-які дії, пов’язані з видаленням метушні, повинні бути ретельно продумані, щоб мінімізувати перешкоди для користувачів та уникнути перешкоджання їм використовувати резервне сховище. Якщо виникає збій, вартість цього може перевищувати вартість розширення ємності сховища. Якщо порушення безпеки відбувається внаслідок більшого використання позасистемного сховища чи обробки, наслідки можуть бути серйозними.
У вас були проблеми з ємністю комп'ютера?
Ця стаття є точною та вірною, наскільки відомо автору. Вміст призначений лише для інформаційних чи розважальних цілей і не замінює особистих порад чи професійних порад у ділових, фінансових, юридичних чи технічних питаннях.
